Un ordine arriva via e-mail, viene registrato in un foglio di calcolo e poi inserito nel gestionale; l’area commerciale aggiorna il proprio archivio, l’amministrazione ne consulta un altro e il magazzino verifica la disponibilità utilizzando un software diverso ancora. Se i dati non coincidono, occorre ricostruire il percorso dell’informazione e capire quale versione sia aggiornata. È una sequenza che si ripete in molte PMI italiane, spesso considerata parte normale del lavoro perché «si è sempre fatto così». Il valore della digitalizzazione non dipende però da quanti strumenti tecnologici vengono adottati, ma da come questi si inseriscono nell’organizzazione e fanno circolare le informazioni. Per le imprese meno strutturate, ripensare consuetudini e processi richiede tempo, competenze e risorse e quando a ogni nuova esigenza si aggiunge un’applicazione senza razionalizzare quelle esistenti, la frammentazione cresce e con essa il lavoro necessario a collegare dati e attività. Generando inefficienza.